Betriebsprüfungen in der Logistik

von Peter Scheller (Kommentare: 0)

Das Wort Betriebsprüfung wird in der Regel im Zusammenhang mit einer globalen Prüfung des Finanzamtes aller steuerlichen Bereiche für einen gewissen Zeitraum, in der Regel einen Dreijahreszeitraum, verwendet. Daneben führt die Finanzverwaltung auch spezielle Prüfungen wie Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Lohnsteuer-Außenprüfung durch. Betriebsprüfungen werden aber auch von anderen Organisationen oder Behörden durchgeführt. So prüfen die Zollbehörden in den Bereichen Zölle, Verbrauchsteuern, Außenwirtschaftsrecht aber auch die Einhaltung spezieller Meldepflichten im Sozialversicherungsrecht oder neuerdings die Einhaltung der Mindestlohnbestimmungen. Die Sozialversicherungsträger führen ebenfalls Prüfungen durch. Die normale Prüfung des Finanzamtes heißen korrekt steuerliche Außenprüfung. In diesem Beitrag werden wir uns auf die steuerliche Außenprüfung mit Fokus auf die Logistikbranche konzentrieren.

Grundsätzlich stellt sich für Unternehmen immer die Frage, wie groß das Risiko ist, dass man geprüft wird. Unter anderem hängt der Prüfungsturnus von der Betriebsgröße ab. Große Unternehmen sollen durchgehend geprüft werden, Mittelbetriebe werden durchschnittlich alle 12 Jahre geprüft. Bei Kleinbetrieben gibt es keinen regelmäßigen Turnus. Für kleine und mittlere Unternehmen geht es aber weniger um die turnusmäßigen Prüfungen als um die aus besonderem Anlass. Solche Prüfungsgründe könnten beispielsweise sein:

  • Es liegen Kontrollmitteilungen aus Betriebsprüfungen bei Geschäftspartnern vor. In der Vergangenheit wurden Kontrollmitteilung fast ausschließlich innerhalb Deutschlands versandt. Es ist aber die Tendenz zu beobachten, dass auch grenzüberschreitend Mitteilung zwischen den Finanzbehörden ausgetauscht werden. Innerhalb der EU geht es dabei vorrangig um die Mehrwertsteuer, Verbrauchsteuern und Zölle.
  • Umstrukturierungen innerhalb einer Unternehmensgruppe, die Veräußerung von Betrieben und Geschäftsanteilen oder Gesellschafterwechsel führen häufig zu nachfolgenden Betriebsprüfungen. Fehler in der steuerlichen Abwicklung führen hier in der Regel zu großen Steuernachzahlungen. Das kann bis zur Existenzbedrohung führen.
  • Ein Prüfungsgrund stellen hohe Steuernachzahlungen aufgrund vorangegangener Prüfungen dar. In diesem Fall werden gerne Folgeprüfungen angeordnet.
  • Prüfungen werden auch häufig angeordnet, wenn die Bilanz- oder Ertragskennzahlen eines Unternehmens deutlich vom Branchendurchschnitt abweichen. Jedes Unternehmen sollte insoweit die Kennzahlen der Richtsatzsammlung für die eigene Branche kennen.
  • Prüfungsanlässe können auch außerordentliche Bilanzansätze wie beispielsweise außerordentliche Abschreibungen auf Grundstücke, Beteiligungen oder Vorratsvermögen oder hohe Rückstellungen sein. Ein Klassiker in diesem Bereich sind niedrige unfertige Erzeugnisse bei gleichzeitig hohen Anzahlungen.
  • Prüfungen werden auch häufig angeordnet, wenn eine vorangegangene Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau zu signifikanten Feststellungen und entsprechenden Nachzahlungen geführt haben. Nachschauen sind unangekündigte abgekürzte Überprüfungen spezieller Sachverhalte in den Bereichen Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer) oder Lohnsteuer.

Betriebsprüfungen unterteilen sich grundsätzlich in drei Phasen:

  • Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung
  • Durchführung der Betriebsprüfung
  • Beendigung der Betriebsprüfung

Der Vorbereitung einer Betriebsprüfung wird häufig viel zu wenig Bedeutung beigemessen. Dabei ist dies die Zeit, in der wichtige Weichenstellungen erfolgen können. Dabei sollten unter anderem folgende Fragen geklärt werden:

  • Ist der angekündigte Prüfungsbeginn aus organisatorischen oder technischen Gründen passend oder sollte ich ein Verschiebung beantragen?
  • Ist eine Prüfungsanordnung ergangen und ist diese rechtmäßig?
  • In welche Räumen soll der oder sollen die Prüfer sitzen?
  • Wer sind die vom Unternehmen zu benennenden Ansprechpartner?
  • Wie stelle ich sicher, dass der oder die Prüfer nicht mit anderen Arbeitnehmern oder Familienangehörigen in Kontakt treten kann?
  • Liegen alle notwendigen Dokumente und Unterlagen vor oder muss ich mir diese noch besorgen?
  • Wie soll ich darauf reagieren, wenn der Prüfer vor Prüfungsbeginn eine Daten-CD anfordert?
  • Welches sind die steuerlich kritischen Sachverhalte und wie bereite ich mich auf die Prüfung dieser Sachverhalte vor?
  • An welcher Stelle macht es Sinn, einen Steuerberater hinzuzuziehen?

Die Vorbereitung wird insbesondere dann kritisch, wenn für Unternehmer oder Arbeitnehmer eine Selbstanzeige abzugeben ist. In diesem Fall ist häufig größte Eile geboten, weil der Zugang der Prüfungsanordnung, spätestens aber das erstmalige Erscheinen der Prüfers eine strafbefreiende Selbstanzeige sperrt. Einzelheiten zur strafbefreienden Selbstanzeige im betrieblichen Bereich finden sie hier. Auch die vorzeitige Übergabe einer Daten-CD kann zur Sperrwirkung einer Selbstanzeige führen, weil unter Umständen durch eine Auswertung der Daten Straftaten entdeckt werden. Sobald die Taten den Finanzbehörden bekannt sind, können Selbstanzeigen nicht mehr mit strafbefreiender Wirkung abgegeben werden.

In der Durchführung einer Betriebsprüfung sind einige Regeln zu beachten:

  • Dem Prüfer sind alle angeforderten Unterlagen vorzulegen. Es sollte ihm nichts bewusst vorenthalten werden. Allerdings sollten ihm keine Unterlagen “freiwillig” übergeben werden, die er gar nicht angefordert hat. Dies gilt nicht nur inhaltlich sondern auch zeitlich. Dem Prüfer sollten keine Unterlagen übergeben werden, die Zeiträume betreffen, die nicht von der Prüfungsanordnung umfasst sind.
  • Dem Prüfer sollten keinesfalls Unterlagen übergeben werden, die nicht für ihn bestimmt sind. Vor Jahren hat der Autor dieses Beitrages eine mehrseitige Stellungnahme über ein steuerliches Risikopotential in Millionenhöhe für einen Mandanten erstellt. Der Prokurist hat diesen Vermerk in die Umsatzsteuerakte abgelegt, die später dem Prüfer übergeben wurde. Der Vermerk wurde nicht vorher entfernt und fiel so dem Betriebsprüfer in die Hände. Der Prüfer hat aus der Lektüre des Vermerks keine Schlüsse gezogen. Hätte er es aber getan, hätte die Insolvenz des Unternehmens gedroht.
  • Die Ansprechpartner im Unternehmen sollten immer auf die Art der Fragen des Prüfers achten. Berühren die Fragen einen schon als kritisch beurteilten Bereich, sollten Antworten nicht voreilig oder unüberlegt gegeben werden. Besonders gefährlich sind Fragen, deren Sinn man nicht erkennt. Dahinter verbergen sich häufig steuerliche Fallstricke, die für steuerliche Laien nicht erkennbar sind. Hier sollte man zurückhaltend antworten. Angebracht ist es auch, den Prüfer in solchen Fällen nach dem Sinn der Frage zu fragen. Das bringt häufig Klarheit, was der Prüfer eigentlich erfahren will.
  • Sollte sich das Prüfungsklima verschlechtern und der Prüfer deutet offen oder verdeckt die Möglichkeit strafrechtlicher Konsequenzen an, sollte man sofort professionellen Rat einholen. An solchen Stellen können Betriebsprüfungen in Steuerfahndungsmaßnahmen umschlagen. In einem solchen Fall ändert sich die Rechtsposition beider Seiten dramatisch. Es sollte auf jeden Fall ein in solchen Verfahren erfahrener Steuerberater oder Rechtsanwalt zugezogen werden.
  • Im Übrigen ist aber darauf hinzuweisen, dass die Mehrzahl der Betriebsprüfungen in einer vernünftigen Atmosphäre stattfindet. Man sollte deshalb keine persönliche Schärfe in die Gespräche bringen. Einführende und laufende Gespräche sowie eine Betriebsbesichtigung können durchaus auch die Chance bieten, das Prüfungsklima gut und sachlich zu gestalten.
  • In der Regel dokumentieren Prüfer Feststellungen in so genannten Prüfungsvermerken. Diese sollte man sich unbedingt aushändigen lassen und seinem Steuerberater übergeben. Häufig können so schon während der Prüfung Sachverhalte aufgeklärt und Streitpunkte aus der Welt geschafft werden.
  • Bei umfangreichen Prüfungen wird die Liste der Prüfungsfeststellungen zum Prüfungsende häufig sehr lang. Es ist zu empfehlen, die Feststellung im einzelnen zu analysieren. Es kommt ohne weiteres vor, dass sich Prüfungsfeststellungen widersprechen. Manche können auch durch relativ einfach Argumente entkräftet werden. In einer anstehenden Schlussbesprechung sollten nur noch Feststellungen auf der Liste stehen, die entweder zutreffend oder in ihrer rechtlichen oder tatsächlichen Beurteilung zweifelhaft sind.
  • Führen die Prüfungsfeststellungen zu hohen Steuernachzahlungen, ist zu prüfen, ob man steuersenkende Maßnahmen ergreifen kann, die mit der Prüfung eigentlich nichts zu tun haben. Hierbei kann es um abweichende Abschreibungsmodalitäten, bisher nicht ausgenutzte bilanzielle Wahlrechte oder auch Bilanzberichtigung aufgrund objektiv fehlerhafter Ansätze gehen.

Auch zum Prüfungsende hin und danach sind einige Dinge zu beachten. Hat die Prüfung zu keinen oder keinen nennenswerten Prüfungsfeststellungen geführt, kann auf eine Schlussbesprechung verzichtet werden. Ist dies nicht der Fall, sollte immer eine Schlussbesprechung stattfinden. Zur Schussbesprechung kommt in der Regel nicht nur der Prüfer sondern auch sein Sachgebietsleiter. Häufig ist es in dieser Zusammensetzung einfacher, im Rahmen einer Gesamteinigung noch Prüfungsfeststellung in materieller Hinsicht zu beseitigen oder deren Auswirkungen zu mildern. Sind Sachverhalte nur schwer aufzuklären, besteht die Möglichkeit einer tatsächlichen Verständigung, die für beide Seiten bindend ist. Hier gibt es erfahrungsgemäß immer einen gewissen Verhandlungsspielraum. Nach der Schussbesprechung ergeht ein Prüfungsbericht, der dem Steuerpflichtigen zur Stellungnahme zugeht. Hier ist die letzte Chance, auf die Prüfungsfeststellungen Einfluss zu nehmen. Der Bericht ist deshalb genauestens zu analysieren. Danach ergehen entsprechende Steuerbescheide. Sofern diese nicht angefochten werden, endet die Betriebsprüfung faktisch mit Ende der Festsetzungsfrist dieser Bescheide.

Aber auch nach Beendigung einer Betriebsprüfung kann es Folgewirkungen geben. Werden in der Betriebsprüfung Ansätze in der Steuerbilanz geändert (Verlängerung von Abschreibungsdauern im Anlagevermögen, Minderung von Rückstellungen etc.), hat dies auf Bilanzansätze und steuerliche Gewinne in Folgejahre Auswirkungen. Da diese regelmäßig zu Gunsten der Unternehmen wirken, dürfen die Anpassungen in Folgejahren auf keinen Fall vergessen werden.

Hinweise:

(1) Unternehmen der Logistikbranche wie Spediteure, Möbelspediteure, Lagerhalter, Frachtführer, Zollagenten betreiben in der Regel ein Massengeschäft. Das führt zu großen Datenmengen in der Buchhaltung. Zu Zeiten, in denen nur Papierbelege geprüft wurden, blieben Fehler häufig unentdeckt, weil die Stichprobe entweder zu klein war oder in einem unkritischen Bereich lag. Mit Einführung der EDV-gestützten Prüfung digitaler Daten lassen sich Fehler insbesondere formaler Art sehr viel leichter entdecken. Wenn man sich vor Augen führt, dass insbesondere im Zoll- und Umsatzsteuerrecht formale Fehler zu drastischen Steuernachforderungen führen können, wird klar, weshalb die Prüfung digitaler Daten ein großes Gefahrenpotential bieten kann. Insoweit sei auf die Ende 2014 veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hingewiesen, in denen das BMF detailliert beschreibt, welche Anforderungen an das Führen und die Aufbewahrung von Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form und deren Prüfbarkeit gestellt werden.

(2) Eine weitere Besonderheit der Logistikbranche ist, dass sie häufig Originalunterlagen ihrer Kunden im Besitz haben (Zollbelege, Gelangensbestätigungen, CMR-Frachtbriefe, Versand- und Transportbelege etc.). Unzulänglichkeiten in der Aufbewahrung und Archivierung dieser Unterlagen werden häufig zu keinen nachteiligen steuerlichen Konsequenzen für das Logistikunternehmen führen. Es ist aber durchaus nicht unwahrscheinlich, dass ein Betriebsprüfer die von ihm entdeckten Fehler per Kontrollmitteilung an das Finanzamt des jeweiligen Geschäftspartners übermittelt. Dann werden dort ggf. die steuerlich nachteiligen Folgen gezogen.

(3) Für Unternehmen der Logistikbranche sind umsatzsteuerliche Fragestellungen in Betriebsprüfungen immer ein Schwerpunkt. Neben den allgemeinen ertragsteuerliche und bilanziellen Fragestellungen spielen die gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen eine besondere Rolle. Hinzugerechnet werden beim Gewerbeertrag bestimmte Prozentsätze von Zinsaufwendungen, Lizenzaufwendungen sowie Mieten, Pacht und Leasingraten beweglicher und unbeweglicher Anlagegegenstände. Gerade Unternehmen der Landlogistik mit erheblichen Finanzierungs- und Leasingaufwendungen für den Fuhrpark und signifikanten Finanzierungs- oder Mietaufwendungen für Betriebsimmobilien und Flächen überschreiten schnell den Freibetrag von € 100.000. Dies führt dann zu einer Erhöhung der Gewerbesteuer, nicht aber der übrigen Ertragsteuern. Betriebsprüfer werden diesen Bereich regelmäßig unter die Lupe nehmen.

Autor: Peter Scheller, Steuerberater – Master of International Taxation

Zurück

Einen Kommentar schreiben

Was ist die Summe aus 6 und 4?