Einsatz moderner Kommunikationsmittel im Außendienst – steuerliche Gestaltungen!

von Autorenteam (Kommentare: 0)

Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern Handys, Tablets und andere technische Möglichkeiten zur Verfügung, um die reibungslose Kommunikation im Außendienst zu gewährleisten, so z.B. bei Änderungen eines Arbeitseinsatzes, einer Tour, zur Erreichbarkeit des am Einsatzort nächsten Mitarbeiters, zur Ortung der verfügbaren Arbeitsmittel usw.

Die Tendenz geht heute immer mehr dahin, dass Mitarbeiter ihre eigenen Smartphones, Tablets etc. im betrieblichen Bereich, vor allem im Außendienst einsetzen und dies auch im Einvernehmen mit ihrem Arbeitgeber oder sogar auf dessen Anweisung hin geschieht.

Der Einsatz eigener Smartphones und Tablets durch die Arbeitnehmer wird „BYOD“ (Bring Your Own Device) genannt und wirft vor allem eine Reihe von arbeitsrechtlichen Fragen auf (siehe dazu den Beitrag „BYOD in der Arbeitswelt auf dem Vormarsch – wie erreiche ich meine auswärtigen Mitarbeiter?“).

Wie stellt aber stellt sich der Fiskus zu den verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten, was sagt das Steuerrecht dazu und die Sozialversicherungskassen?

In steuerlicher Hinsicht ist die Überlassung eines firmeneigenen Smartphones an den Mitarbeiter und Übernahme sämtlicher Kosten für die Kommunikation durch den Arbeitgeber vorzugswürdig. Denn bei dieser Gestaltung (also kein privates Smartphone, kein BYOD) kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen wirtschaftlichen Vorteil zu wenden, es entsteht aber kein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter, welcher im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherung zu unterwerfen wäre.

Der Arbeitgeber muss allerdings in diesem Fall sämtliche, mit der Anschaffung und dem Betrieb dieser firmeneigenen Smartphones entstehende Kosten aufbringen.

Andererseits möchte der Mitarbeiter gerne, jedenfalls im Privatbereich, vollkommen unabhängig von dem „Firmenhandy“ sein und vielleicht dies auch nach eigenem Wunsch auswechseln, wann und wie es ihm beliebt. Vor allen Dingen möchte der Mitarbeiter eher nicht zwei Handys mit sich führen, zumal die jüngeren handy-Modelle die Tendenz haben, immer größer zu werden. Wenn nun also Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich über die Nutzung der privaten Smartphones der Arbeitnehmer auch für den betrieblichen Bereich einigen und dies auch datenschutzrechtlich abgesichert ist (siehe dazu den Beitrag des Verfassers: „BYOD im betrieblichen Einsatz – wer schützt meine Daten?“), dann stellt sich doch noch die Frage, ob die beschriebenen steuerlichen Vorteile der ersten Variante – der Arbeitgeber stellt die Geräte zur Verfügung – beim BYOD ausgeglichen werden können.

Eine steuerliche Berücksichtigung der Kosten für die Anschaffung und den Betrieb der Smartphones würde dann eingreifen, wenn die Arbeitnehmer, welche BYOD praktizieren (und finanzieren), die ihnen entstehenden Kosten als Werbungskosten zur Minderung ihrer Einkommenssteuerbelastung geltend machen könnten. Dies dürfte allerdings – von speziellen Ausnahmen in der praktischen Gestaltung abgesehen – nicht möglich sein. Denn die Arbeitnehmer nutzen ihre handys auch für den reinen Privatbereich und bei den heutigen flatrats für die handy-Nutzung ist eine Zuordnung der Kosten einerseits zum Privat- und andererseits zum Arbeitsbereich kaum möglich. Anders ist es freilich, wenn bei der BYOD-Einführung für die betriebliche Nutzung klar und eindeutig abgrenzbare Kosten entstehen, wie z.B. bei gesondert entstehenden Kosten für den Einsatz von sog. Container-Apps, welcher aus datenschutzrechtlichen Gründen ohnehin erforderlich sein dürfte (siehe dazu den Beitrag des Verfassers: „BYOD im betrieblichen Einsatz – wer schützt meine Daten?“). Allerdings dürfte, auch wenn der Arbeitnehmer die regelmäßigen Kosten beim Einsatz von BYOD trägt, in der Praxis eher der Arbeitgeber solche Kosten übernehmen.

Autor: Andreas J.T. Mahr, MAHR Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft, www.mahr-partner.de

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