Fehlerhafte Rechnungen als Risikofaktor

von Peter Scheller (Kommentare: 0)

In der Praxis stellt der Berater immer wieder fest, dass Unternehmen die steuerlichen Risiken fehlerhafter Rechnungen massiv unterschätzen. Das Problem ist, dass Schwierigkeiten mit den Finanzbehörden nicht sofort sichtbar werden. Häufig entdecken Betriebsprüfer Fehler und Versäumnisse erst Jahre später. Dann sind Berichtigungsmöglichkeiten eingeschränkt. Außerdem kosten Rechnungsberichtigungen Geld. Und außerdem hat das Finanzamt meist einen Zinsanspruch entweder gegenüber dem Rechnungsaussteller oder dem Rechnungsempfänger.

Falsche, unvollständige oder fehlende Rechnungen führen bei späterer Aufdeckung in Betriebsprüfungen zu unangenehmen Folgen. Neben Steuernachforderungen entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Ab dem 16. Monat nach Ende des betreffenden Jahres werden Steuernachforderungen mit 0,5% pro Monat, also 6% pro Jahr, verzinst. In vielen Fallen wird man durch Rechnungsberichtigungen im Nachgang den Steuernachteil beseitigen können; den Zinsschaden aber nur im Ausnahmefall.

Beispiel: Bei einer Betriebsprüpfung versagt der Prüfer wegen fehlerhafter Rechnungen im Jahr 2008 einen Vorsteuerabzug. Die resultierende Steuernachforderung beträgt € 100.000 zuzüglich Zinsen in Höhe von € 25.500 (€ 100.000 x 51 Monate x 0,5%). Der Lieferant berichtigt daraufhin unverzüglich die entsprechenden Rechnungen. Kann der Rechnungsaussteller seine Umsatzsteuerveranlagung im Jahr 2008 nicht berichtigen, wird der Zinsschaden von € 25.500 definitiv.

Der Zinsschaden kann nur vermieden werden, wenn die berichtigten Rechnungen rückwirkend den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger ermöglichen. Nach dem Urteil des EuGH vom 15.07.2010 – C 368/09 ist eine rückwirkende Berücksichtigung unter sehr restriktiven Voraussetzungen geboten. Im Urteilsfall war in der ursprünglichen Rechnung das Leistungsdatum falsch.und die die alte Rechnung aufhebende Gutschrift und die neu ausgestellte Rechnung waren nicht fortlaufend nummeriert. Der EuGH halt die Versagung des rückwirkenden Vorsteuerabzugs zum Zeitpunkt der ersten Rechnungsaustellung für europarechtswidrig, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

  • Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind zweifelsfrei gegeben.
  • Der Steuerpflichtige hat der betreffenden Behörde vor Erlass ihrer Entscheidung eine berichtigte Rechnung zugeleitet.
  • Die fehlende Nummerierung auf Gutschrift und neuer Rechnung sind insoweit nicht schädlich.

Unklar ist, welche Art von Rechnungsberichtigungen unter diese Ausnahmeregelung fallen. Die Nennung eines falschen Rechnungsadressaten wird aber wohl nicht darunter fallen, weil dann zum Ausstellungsdatum überhaupt keine Rechnungen an den Leistungsempfänger vorgelegen hat.

Hinweise:

(1) Der Rechnungsempfänger wird seinen Geschäftspartner drängen müssen, ihm berichtigte Rechnungen zeitnah zukommen zu lassen, weil er ansonsten nicht in der Lage sein wird, dem eigenen Finanzamt die berichtigten Rechnungen vor Erlass einer Entscheidung zukommen zu lassen.

(2) Rechnungsberichtigungen sind in manchen Fallen unmöglich oder zumindest sinnlos. Man denke nur daran, dass der damalige Geschäftspartner insolvent geworden ist.

(3) Rechnungsberichtigungen kosten auch Geld, weil mit ihnen ein zusätzlicher administrativer Aufwand entsteht. Rechnungen müssen neu ausgestellt werden. Die Rechnungseingangskontrolle muss sie prüfen. Die neuen Rechnungen müssen von beiden Geschäftspartnern verbucht und in ggf. in  aktuelle Umsatzsteuervoranmeldungen  aufgenommen werden. Zahlungen müssen ausgelöst und und Zahlungseingänge überwacht werden. Häufig entstehen auch externe Kosten; beispielsweise für involvierte Steuerberater.

(4) Die häufigsten Fehler in Rechnungen haben folgende Gründe:

  • Der Rechnungsaussteller rechnet aufgrund einer rechtlichen Fehleinschätzung eine eigene Leistung ohne Umstzsteuer ab, obwohl die Leistung steuerpflichtig ist. Ein  Betriebsprüfer wird den Umsatzsteuerbetrag aus den Entgelten herausrechnen. Die Steuernachforderung trifft den Rchnungsaussteller.
  • Der Rechnungsaussteller rechnet aufgrund einer rechtlichen Fehleinschätzung eine eigene Leistung mit Umsatzsteuer ab, obwohl die Leistung nicht steuerbar oder steuerbefreit ist. Der Rechnungsaussteller muss die zu Unrecht ausgewiesene Steuer an das Finanzamt abführen. Der Rechnungsempfänger kann die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer aber nicht als Vorsteuer abziehen. Die Steuernachforderung trifft den Rechnungsempfänger.
  • Der in der Praxis aber am häufigsten vorkommende Fall ist, dass eine Rechnung formale Fehler enthält. Die Fehlerquellen sind vielfältig, Ein Klassiker ist die Bennennung eines falschen Rechnungsempfängers (Beispiel: Hotelrechnung nennt übernachtenden Mitarbeiter und nicht seinen Arbeitgeber). Falsche Adressierungen kommen auch vor. Häufig fehlen auch notwendige Angaben wie eigene Umsatzsteuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr) oder das Liefer- oder Leistungsdatum (was häufig nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt). Zu beachten ist, dass bei Auslandsgeschäften weitere Pflichtangaben wie die USt-IdNr des Geschäftskunden, Hinweise auf die beanspruchte Steuerbefreiung oder auf das Reverse Charge-Verfahren zwingend auf der Rechnung zu machen sind.

(5) In der Praxis stellt der Berater immer wieder fest, dass eine wesentliche organisatorische Schwachstelle in Unternehmen die Rechnungseingangskontrolle ist. Diese müsste nämlich eingehende Rechnungen auf formale umsatzsteuerliche Richtigkeit hin überprüfen. Wenn man dann noch realisiert, dass in der Regel der Rechnungsempfänger das größte steuerliche Risiko trägt, weil ihm ggf. der Vorsteuerabzug versagt wird, kann man sich hier eigentlich keine Schwachstelle erlauben.

Autor: Peter Scheller, Steuerberater – Master of International Taxation

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