Gelangensbestätigung und Archivierung

von Peter Scheller (Kommentare: 0)

Die Gelangensbestätigung ist ein zentrales Element der Nachweisführung im innergemeinschaftlichen Handel. Der Nachweis des Gelangens von Waren und Gütern in andere EU-Mitgliedsstaaten ist wichtig für die Befreiung von der Umsatzsteuer von innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Für die Gelangensbestätigung ist kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgesehen. Das bedeutet, dass die Gelangensbestätigung auch elektronisch übermittelt werden darf. Die Finanzverwaltung lässt es für umsatzsteuerliche Zwecke zu, dass die Gelangensbestätigung in ausgedruckter Form aufbewahrt wird. Auszudrucken und zu archivieren sind  das E-Mail und die meist als PDF-Datei angehängte Gelangensbestätigung.

Die elektronische Archivierung ist aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht nicht notwendig. Allerdings ist die elektronische Archivierung aus anderen Gründen geboten. Ist der liefernde Unternehmer buchführungspflichtig, führt eine fehlende Archivierung zu Verstößen gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoB) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Autor: Peter Scheller, Steuerberater – Master of International Taxation

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