Organisatorische Herausforderungen durch neue Anforderungen der Finanzverwaltung beim Palettentausch

von Autorenteam (Kommentare: 0)

Das Bundesfinanzministerium hat mit seinem Schreiben vom 5. November 2013 für einige Unruhe im Transportgewerbe und bei deren Geschäftskunden aus Handel und verarbeitendem Gewerbe gesorgt. Das BMF nimmt erstmals umfassend zur umsatzsteuerliche Behandlung des Palettentauschs Stellung. In unsere Ausgabe am 23. Juni 2014 haben wir die neuen Grundsätze vorgestellt. Die Neuregelungen werden dazu führen, dass betroffene Unternehmen vor erheblichen organisatorischen Herausforderungen bei der Umstellung stehen.

In Zukunft werden Unternehmen ihre organisatorischen Abläufe den neuen Anforderungen der Finanzverwaltung anpassen müssen. Mitarbeiter betroffener Abteilungen werden wissen müssen, wann der Palettentausch mit oder ohne Umsatzsteuer abzurechnen ist. Sie werden den Unterschied zwischen Hin- und Rücklieferung sowie nicht steuerbaren Tausch erkennen müssen. Und sie werden wissen müssen, wann Ausgleichszahlungen für Fehlbestände mit oder ohne Umsatzsteuer abzurechnen sind. Mitarbeiter müssen wissen, wie zusätzlich vereinbarte Handling- und Mietgebühren steuerlich zu behandeln sind. Und sie müssen die Besonderheiten beim Reparaturtausch kennen.

Unternehmen machen einen großen Fehler, wenn sie glauben, dass nur Mitarbeiter der Rechnungslegungs- oder Buchhaltungsabteilungen von den Umstellungen betroffen wären. Wenn man negative Konsequenzen vermeiden möchte, müssen als erstes die Mitarbeiter der operativen Bereiche eine Vorstellung davon haben, welche steuerliche Wirkung der Palettentausch in seinen unterschiedlichen Ausprägungen haben kann. Dies werden in größeren Unternehmen die Paletten- oder Ladungsträgerabteilungen sein, in kleineren liegen Paletten & Co oft im Zuständigkeitsbereich von Disponenten oder den Verantwortlichen für Lager, Warenein- oder -ausgang. Natürlich sind Rechnungslegungs- und Buchhaltungen betroffen. Aber auch die Rechtsabteilungen werden die Grundzüge verstehen müssen, wenn sie Liefer- und Transportverträge vorbereiten. Einzubinden sind natürlich auch externe Dienstleister wie Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Nicht zuletzt muss aber auch der Vertrieb über die Konsequenzen unterschiedlicher umsatzsteuerlicher Behandlung Bescheid wissen – schließlich legen die abgeschlossenen und abzuschließenden Verträge die Grundlage für die Frage, ob für eine Lieferung oder sonstige Leistung nach den Vorstellungen der  Finanzbehörden Umsatzsteuer anfällt oder nicht. (Wird beispielsweise bereits vertraglich festgelegt, dass Europaletten immer mit veräußert werden, so ist die Lieferung grundsätzlich. steuerbar und steuerpflichtig und 19% Umsatzsteuer sind zu berechnen. Würde man aber regeln, dass Paletten immer zu tauschen sind und sofern ein Tausch nicht stattfinden kann eine Leistungsstörung vorliegt, deren Schaden zu ersetzen ist, so ist keine Umsatzsteuer anzusetzen.

In Unternehmen ergeben sich Änderungen bei der Rechnungsstellung und in der Buchhaltung. Sofern Rechnungen elektronisch erzeugt werden, müssen Anpassungen der Stammdaten oder der eingesetzten Software vorgenommen werden. In Zukunft kann es sein, dass Leistungen mit oder ohne Umsatzsteuer abzurechnen sind. Insbesondere ältere Softwareprogramme zeichnen sich dadurch aus, dass die Abrechnung von Leistungsbestandteilen mit und ohne Umsatzsteuer oder mit verschiedenen Steuersätzen in einer Rechnung nicht vorgesehen ist. Dann muss entweder manuell in die Rechnungsstellung eingegriffen werden oder die jeweiligen Softwareanwendungen sind anzupassen. In der Buchhaltung müssen gegebenenfalls Stammdaten angepasst und Buchungsanweisungen bzw. Automatikbuchungen geändert werden. Die Rechnungseingangskontrolle muss so organisiert sein, dass sie fehlerhafte Rechnungen – spricht Rechnungen mit falschem Umsatzsteuerausweis – erkennt und moniert. Gerade an dieser Stelle können Fehler in späteren Betriebsprüfungen sehr teuer werden. Die Regelungen für den Palettentausch oder den sonstigen Umgang mit Transportbehältnissen in Liefer- und Transportverträgen müssen überprüft und erforderlichenfalls angepasst werden. Häufig werden gesonderte Umsatzsteuerklauseln zu empfehlen sein.

Der Kreis der betroffenen Unternehmen ist groß. Betroffen sind unmittelbar natürlich die Unternehmen der Transportbranche, also Spediteure, Frachtführer und andere Logistikdienstleister. Zertifizierte Reparaturbetriebe für Europaletten werden sich mit den neuen Regelungen auseinandersetzen müssen, genauso wie Hersteller oder Händler von Paletten und anderen Ladungsträgern sowie Anbieter sonstiger Ladungsträgerdienstleistungen. Die Neuregelungen betreffen aber auch alle anderen Unternehmen, die mit Ladungsträgern zu tun haben; Industrie, verarbeitendes Gewerbe, Werften, Luftfahrtunternehmen und natürlich Unternehmen aus Groß- und Einzelhandel. Eigentlich hatte das BMF den Unternehmen eine Umsetzungsfrist bis zum 30. Juni 2014 eingeräumt. Wahrscheinlich hat sich auch in Berlin die Erkenntnis  durchgesetzt, dass die anspruchsvollen Umsetzungsmaßnahmen nicht fristgerecht von allen betroffenen Unternehmen umgesetzt werden können. Deshalb wurde die Frist bis zum 31. Dezember 2014 verlängert. Für die betroffenen Unternehmen, die noch nicht mit der Umstellung begonnen haben, wird es Zeit, mit den Umstellungsmaßnahmen zu beginnen.

Autoren: Peter Scheller, Steuerberater – Master of International Taxation / Markus Kirchhoff, Berater Ladungsträgermanagement – www.pal-consult.de

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