Wirtschaftliche Risiken falscher Rechnungen im Palettentausch

von Autorenteam (Kommentare: 0)

Pauschale Lösungen können teuer werden

Mit seinem Schreiben vom 5. November 2013 hat Bundesfinanzministerium neue Umsatzsteuerregelungen für den Palettentausch aufgestellt. Für das Transportgewerbe und deren Geschäftskunden aus Handel und verarbeitendem Gewerbe führt dies zu erheblichen Anpassungserfordernissen in der Unternehmensorganisation. Sofern Unternehmen die neuen Regelungen nicht umsetzen, sind Fehler bei der Abrechnung vorprogrammiert. Und die können sehr teuer werden.

Gefährlich und unter Umständen teuer: „Wir rechnen immer mit Umsatzsteuer ab“

Eine häufig gehörte Aussage lautet: „Wir rechnen immer mit Umsatzsteuer ab, egal welcher Sachverhalt vorliegt. Dann kann uns nichts passieren.“ Das ist schlicht und einfach falsch und es ist erschreckend, dass selbst Steuerberater ihren Mandanten diese Strategie empfohlen haben sollen. Das undifferenzierte Vorgehen kann wirtschaftlich schwerwiegende Folgen haben; und zwar für den Rechnungsaussteller und seinen Kunden. Das folgende Beispiel aus der Praxis macht die Problematik deutlich:

Betriebsprüfer versagen rückwirkend den Vorsteuerabzug

Ein Unternehmen hat gegenüber seinem Spediteur ein erhebliches Guthaben auf dem Palettenkonto. Nach Aufforderung durch das Unternehmen teilt der Spediteur mit, dass er die Differenz wegen fehlender eigener Paletten nicht ausgleichen könne. Daraufhin rechnet das Unternehmen vereinbarungsgemäß den Fehlbestand zu vorher festgelegten Konditionen ab. Auf der Rechnung wird Umsatzsteuer in Höhe von 19% der Ausgleichszahlung ausgewiesen. Das Handelsunternehmen führt die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Einige Jahre später findet beim Spediteur eine Betriebsprüfung statt. Der Prüfer stellt fest, dass die Palettenrechnungen gemäß BMF-Schreiben vom 05. November 2013 ohne Umsatzsteuerausweis hätten ausgestellt werden müssen, weil eine Leistungsstörung und damit ein nicht steuerbarer echter Schadenersatz vorliege. Der Prüfer versagt rückwirkend den Vorsteuerabzug. Gleichzeitig verweist er auf die Möglichkeit, die entsprechenden Rechnungen berichtigen zu können. Der Spediteur erhält geänderte Umsatzsteuerbescheide. Nachgefordert wird die zu unrecht gezogene Vorsteuer sowie Zinsen auf den Nachforderungsbetrag.

Unangenehme Folgen: Rechnungskorrektur und Strafzinsen fällig – zusätzlich Insolvenzrisiko

Der Spediteur muss jetzt das Unternehmen auffordern, neue Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis zu stellen. Das größte Risiko hat der Spediteur, wenn eine Rechnungsberichtigung nicht mehr möglich oder sinnvoll ist, beispielsweise weil der Vertragspartner zwischenzeitlich in den Jahren bis zur beschriebenen Betriebsprüfung insolvent geworden ist. Aber selbst, wenn die Rechnungsberichtigung gelingt, ergeben sich wirtschaftliche Belastungen. Die vom Unternehmen zu viel gezahlte Umsatzsteuer kann in dem Monat vom Finanzamt zurückgefordert werden, in dem die Rechnungen berichtigt werden. Die Vorsteuerkorrektur beim Spediteur erfolgt rückwirkend, und zwar in dem Jahr, in dem die falschen Rechnungen gestellt wurden. Auf dem Zinsaufwand bleibt der Spediteur sitzen. Außerdem müssen alle Rechnungen neu geschrieben werden. Diese müssen sowohl beim Unternehmen wie auch dem Spediteur erneut verbucht werden. Weitere administrative Maßnahmen in Rechnungseingangskontrolle oder im Zahlungsverkehr kommen hinzu. Bei einer Vielzahl von Rechnungen kann der administrative Aufwand bei beiden Partnern erheblich sein. Hinzu kommen dann die Kosten für den Steuerberater, der den Vorgang prüft und beratend tätig wird. Der wirtschaftliche Schaden ist umso größer, je mehr Rechnungen falsch ausgestellt wurden und je länger der Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsstellung zurück liegt.

Ebenso problematisch: Keine Mehrwertsteuer ausgewiesen, obwohl Umsatz steuerpflichtig

Ein vergleichbares Problem kann entstehen, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, obwohl der Umsatz steuerpflichtig ist. Eine Variante des obigen Beispiels verdeutlicht das Problem:

Vereinbaren die Vertragsparteien nachträglich den Verzicht auf Rückgabe der Paletten gegen Ausgleichszahlung, so ist von einem Leistungsaustauschverhältnis auszugehen. Das Unternehmen mit der Palettenforderung rechnet aber fälschlicherweise ohne Umsatzsteuer ab, weil es von einer Leistungsstörung ausgeht. Nach Ansicht des BMF liegt in diesem Fall keine Leistungsstörung, sondern ein steuerpflichtiger Umsatz vor, weil der Ausgleich einvernehmlich und im Nachhinein vereinbart wurde. Die Ausgleichszahlung hätte mit 19% Umsatzsteuer abgerechnet werden müssen. In der Betriebsprüfung beim Handelsunternehmen rechnet der Prüfer 19% aus der Ausgleichszahlung heraus und erhöht rückwirkend die Umsatzsteuer. Gleichzeitig werden Zinsen auf den Nachzahlungsbetrag festgesetzt.

Zusätzlicher administrativer Aufwand für Rechnungsprüfung und -korrektur

Erneutes wirtschaftliches Risiko: Ist der Spediteur inzwischen insolvent geworden, bleibt das Unternehmen auf dem Umsatzsteuerbetrag plus Zinsen sitzen. Gelingt die Rechnungsberichtigung, verbleibt die Zinsbelastung beim Unternehmen, weil der Vorsteuerabzug beim Spediteur erst nach Rechnungsberichtigung erfolgt. Die administrativen Mehrkosten sind bei beiden Vertragsparteien die gleichen wie im Ausgangsbeispiel.

Beide Beispiele zeigen, dass Rechnungen mit falschem Umsatzsteuerausweis wirtschaftliche Risiken bei beiden Geschäftspartnern nach sich ziehen. In der Praxis führen solche nachträglich notwendigen Berichtigungen oft zu atmosphärischen Störungen zwischen den Geschäftspartnern, weil diese für die beteiligten Personen immer außerordentlich lästig sind. Es ist also unbedingt zu empfehlen, dass jedes Unternehmen, das Paletten und sonstige Ladungsträgern oder Transportbehältnisse einsetzt, sich rechtzeitig mit den neuen Anforderungen der Steuerbehörden auseinandersetzt und Mitarbeiter aller betroffenen Unternehmensbereiche entsprechend einbindet oder schult. Arbeitsabläufe und organisatorische Einrichtungen müssen hinterfragt und ggf. angepasst werden.  Dann kann man sich wieder ohne umsatzsteuerliche Risiken auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren.

Autoren: Peter Scheller, Steuerberater – Master of International Taxation / Markus Kirchhoff, Berater Ladungsträgermanagement – www.pal-consult.de

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